Wazzup справка и инструкция по сервису

Создать Бизнес-процесс

Бизнес-процессы Битрикса – это инструмент для упорядочивания и автоматизации рутинных процессов:

  • Внешние — например, обработка лидов, сделок, отдельных контактов;
  • Внутренние — например, одобрение отпуска или согласование закупок.

Некоторые бизнес-процессы или действия робота можно связать с профилем Wazzup и обеспечить автоматическую отправку сообщений.

Как работает Wazzup в бизнес-процессах Битрикс24?

Рассмотрим пример добавления бизнес-процесса — информирование новых лидов о том, что с нами можно связаться в WhatsApp. 

1. Из раздела CRM в Битрикс24 перейдите в «Бизнес-процессы», как указано на скрине. Откроется список вариантов для присвоения бизнес-процессов — лид, контакт, компания и сделка.

2. В разделе «Лид» выберите функцию «Добавить шаблон» — откроется форма «Параметры шаблона». Задайте ему название «Информирование лида о WA» и оставьте галочку на пункте «При добавлении».

После сохранения шаблона откроется редактор бизнес-процесса. После настройки каждый конкретный блок бизнес-процесса будет раскручиваться по заданной цепочке.

В разделе «бизнес-процессы» внутри карточки лида можно посмотреть статус существующих бизнес-процессов. Можно увидеть текущее состояние и дату отработанного процесса. Во вкладке «Журнала» отображаются действия и время. Если сообщение «потерялось», можно найти его по Message ID.  Если сообщение не отправилось — посмотрите причину ошибки в статусе.

Узлы схемы – это действия (activity). Об их функциональности можно узнать в обучающих видео Bitrix. Среди них есть пункт «Действия приложений». Если выбрать его — Wazzup отправит сообщение всем, у кого установлено наше приложение, в WhatsApp.

3. Сообщения в WhatsApp отправляются на номер телефона, но он указан не у всех новых лидов. Чтобы проверить наличие номера добавьте опцию «Условие», как показано на скрине. Чтобы вызвать меню, кликните левой кнопкой мыши по треугольнику на схеме.

4. Нажмите на шестеренку для вызова окна настройки параметров действий.

5. Заполните условия действий, как показано на скрине, нажмите «Сохранить». Теперь бот будет проверять заполнено ли поле «Телефон» в карточке лида.

6. Ветка с условием отсутствия телефона сразу идет к концу. В ветке с заполненным полем «Телефон» выберите действие приложения. Они различаются выбором канала для отправки сообщения:

отправить сообщение в WhatsApp (устаревшее). Это активити есть только у пользователей, установивших интеграцию с Битрикс24 до 1 июня 2021 года.

Если с клиентом еще не было переписки — сообщение уйдет с того канала, который был указан в старых настройках интеграции до 3 апреля 2021 года.

Если переписка уже была — сообщение отправится с канала, с которого переписка велась с этим клиентом в последний раз.

отправить сообщение в WhatsApp с конкретного канала. В настройках активити можно указать номер телефона канала, с которого нужно отправить сообщение.

Даже если с клиентом уже есть чат с другим каналом, сообщение отправится с номера, который вы укажете.

отправить сообщение в WhatsApp с канала ответственного. Сообщение клиенту отправится с канала менеджера, который назначен по нему ответственным. Если у менеджера один канал — отправим с него, если несколько — отправим с канала, который указан в настройке «С какого канала писать первым?» настроек интеграции.

7. В настройках этого действия введите текст сообщения и настройте окно получателя. Варианты заполнения поля есть в обучающих видео Битрикса. По умолчанию программа предлагает подставить значения одного из полей документа (т.е. того самого лида, при создании которого запускается процесс). Документ содержит много переменных. Для нашей задачи необходимо вставить телефон. У поля «Телефон» может быть несколько значений, и программа не сможет из них выбрать. Выберите «Телефон (текст)» один раз.

Технически Битрикс предоставляет возможность выбрать несколько значений, но если вы выберите больше одного значения — бизнес-процесс не будет работать.

В этом же окне введите текст сообщения. Теперь при создании каждого нового лида будет отправляться сообщение о том, что с нами можно связаться в WhatsApp по указанному номеру.

Применять вставку информации из разных переменных можно не только в «Получателе», но и в графе «Текст сообщения». С помощью этой функции можно обратиться к клиенту по имени или упомянуть его почту. Меню открывается по нажатию кнопки справа от строки ввода сообщения.

Сценарии при разных статусах каналов

Если канал, с которого был прежний диалог, сейчас не в статусе «Активен»:

  • Статус канала «Подождите минутку», «Телефон недоступен», «Открыт в другом месте», «Выйти со всех устройств» — сообщение отправляется в очередь и остается в ней, пока статус не сменится на «Активен». Затем отправляется.
  • Статус «Отсканировать QR-код» — приходит сообщение «Хьюстон, сканируй QR-код». Обычно этот статус появляется, когда кто-то нажал «Выйти со всех устройств».
  • Статус «Выключен», «Удален» и «Не оплачен» — приходит системное сообщение «Не могу отправить с этого канала».  Исходящие в этом случае не отправляются и не ставятся в очередь. При этих статусах система считает, что предыдущего диалога не было. Тогда новое сообщение отправляется с канала по умолчанию. Все диалоги с предыдущего канала в этом случае удаляются.

Как Wazzup выбирает номер телефона для сообщений из бизнес-процессов

Если в карточке контакта один номер — Wazzup проверит есть ли на номере WhatsApp. Если WhatsApp есть — отправим сообщение, если его нет — вернем в Битрикс24 ошибку.

Бывает, что у одного клиента несколько номеров в карточке контакта. Если Битрикс24 передал Wazzup несколько номеров, то Wazzup обработает их следующим образом:

Как задать один приоритетный номер, если в карточке контакта несколько номеров

Вы можете задать приоритетный номер при отправке сообщения из Бизнес-процесса — сначала мы попробуем отправить сообщение на него, а если на нём не будет WhatsApp, проверим другие номера контакта.

Разберем это на примере контакта с 3 номерами телефонов. По умолчанию при добавлении Битрикс24 назначает всем номерам тип — «Рабочий». Поменяем одному номеру тип на «Мобильный». В нашем случае на этом номере не будет WhatsApp.

Создайте бизнес-процесс, который будет срабатывать при создании новой сделки. Для этого на странице CRM зайдите в «Настройки» → «Роботы и бизнес-процессы» → «Бизнес-процессы» → «Сделка» → «+ Добавить шаблон».

Откроется окно с параметрами шаблона. В пункте «Автоматически запускать» поставьте галочку напротив «При добавлении».

Перейдите во вкладку «Переменные» и нажмите «Добавить переменную». В развернувшемся окне заполните две строки: «Название» и «Идентификатор». Можете ввести любые значения на латинице. Тип переменной оставьте — «Строка».

Нажмите «ОК» и затем «Сохранить».

Теперь создайте действие для отправки сообщения на «Мобильный номер» контакта. Нажмите на треугольник → «Действия приложений» → «[WAZZUP отправить сообщение в whatsapp]».

На созданном действии нажмите шестеренку. Откроется окно «Настройка параметров действия». Рядом со строкой «Номер телефона получателя» нажмите кнопку с тремя точками. 

Нужно, чтобы в первую очередь сообщение отправлялось на «Мобильный номер» из карточки контакта. Для этого выбираем «Контакт: Мобильный телефон (текст)» в открывшемся списке. Ниже введите сообщение, которое хотите отправить клиенту и нажмите «Сохранить».

При выполнении этого действия Wazzup запросит у Битрикс24 «Мобильный телефон» из контакта и проверит его. Если с номером есть связанный аккаунт WhatsApp, то на него отправится сообщение — задача выполнена.

Если Wazzup обнаружит, что на номере нет аккаунта WhatsApp, он отправит в Битрикс24 ошибку. Нам нужно настроить Бизнес-процесс так, чтобы при получении ошибки, Wazzup искал WhatsApp на остальных номерах контакта.

Нажмите на треугольник между действием по отправке сообщения в WhatsApp и кнопкой «Конец» → «Прочее» → «Изменение переменных». Теперь на шестеренку на действии «Изменение переменных».

Убедитесь, что в выпадающем меню выбрана та самая переменная, которую вы создавали. Рядом с этой строкой нажмите на кнопку с тремя точками.

В открывшемся окне нажмите на ссылку «Дополнительные результаты» → «[WAZZUP] отправить сообщение в whatsapp» → дважды кликните «…Код ответа».

В строке с переменной должен появиться код.

Нажмите сохранить.

Теперь нужно задать условие. Для этого под действием «Изменение переменных» нажмите треугольник → «Конструкции» → «Условие». На любой из веток кликните на шестеренку на «Условии».

Выберите «Тип условия» — «Значение переменной», из выпадающего списка «Свойство или переменная» — вашу переменную, «Условие» — «равно», в строку «Значение» впишите «405».

Сохраните.

Нажмите на треугольник под условием, которое вы настроили →  «Действия приложений» → «[WAZZUP отправить сообщение в whatsapp]». На созданном действии нажмите шестеренку.

Нужно, чтобы Битрикс24 взял из карточки контакта все номера и передал их в Wazzup. Рядом со строкой «Номер телефона получателя» нажмите кнопку с тремя точками и выберите «Контакт: Телефон (текст)». Введите сообщение, которое хотите отправить клиенту и нажмите «Сохранить».

Бизнес-процесс готов. Сохраните его.

В примере выше Битрикс24 передал в Wazzup «Мобильный номер». Wazzup не нашел на номере WhatsApp и вернул в Битрикс24 ошибку с кодом 405. Получив ошибку, Битрикс24 передал в Wazzup все номера контакта. Wazzup проверил их и отправил сообщение на номер с WhatsApp. В журнале бизнес-процесса это запишется так: