Деловое общение в мессенджерах: вежливость и дальновидность

7 сентября, 2021
6 минут

Мы живём в сети. Это утверждение оспаривать довольно трудно в наше время. А последние события в стране и мире привели к тому, что туда ушли даже самые упорные скептики. Хотя бы потому, что надо было работать. И тут многие столкнулись с необходимостью иметь хорошо отточенные навыки делового общения в мессенджерах. Оказалось, что правила переговоров, пунктуальность, сдержанность и умение чётко излагать свои мысли – это ведущие навыки не только лидеров бизнеса, но и простых менеджеров.

Удалённый формат работы привёл к тому, что деловой этикет стал неотъемлемой частью работы любой организации. Более того, именно уровень общения, понимание границ и уважение к коллегам, проявляемые при деловом общении в мессенджерах, могут стать одним из определяющих моментов в характеристиках персонала, повлиять как на продвижение по карьерной лестнице, так и вообще на возможность далее работать в той или иной организации.

Вас видят все

Возможностей для коммуникаций через сеть для любой компании огромное число. Каждая организация принимает для себя тот уровень и спектр, который наиболее удобен всем её сотрудникам. Поэтому учиться себя вести есть резон на любых площадках.

В первую очередь стоит разграничить деловое общение в мессенджерах и общение с друзьями и семьёй. И если в общении с друзьями и семьёй допустимо не здороваться и не прощаться, заваливать собеседника кучей смайликов, эмодзи, открыток и аналогичной информации, использовать разговорную лексику, сокращения, легко оперировать с размером и числом отправляемых сообщений, то для делового общения в мессенджерах такой формат исключён полностью.

Ваш облик в социальных сетях и умение общаться в мессенджерах создаёт о вас мнение, как о профессионале и может даже стать причиной увольнения.

Поэтому стоит обратить внимание и на свои страницы в социальных сетях, и на умение коммуницировать с коллегами по работе.

Деловой этикет в мессенджерах

Деловое общение в мессенджерах порой неотъемлемая часть рабочего процесса, а иногда основная. Активное использование этих площадок для взаимодействия с людьми по работе и по личным делам привело к тому, что они обзавелись огромным спектром возможностей и позволили едва ли не все вопросы решать через приложения.

И здесь первое, что стоит вспомнить: чат с коллегами и чат с мамой – это две разные планеты. Планета открыток, бесконечных голосовых сообщений и странного контента и планета чётких задач, сдержанных и коротких сообщений, ровная и слабо эмоциональная среда.

Итак, простые правила делового общения в мессенджерах.

Одна мысль – одно сообщение

Поднимите руку, кого раздражает короткое «Привет» в одной строке и долгие минуты ожидания, пока собеседник пишет вам, что же он на самом деле хотел. Особенно, если он также изощрённо отправляет вам каждое новое предложение отдельным сообщением. У вас без конца звенит телефон и вспыхивает экран. Таким образом, порой образуется довольно длинное полотно из разрозненных фраз и даже если в них есть рациональное зерно, выглядит это небрежно и непрофессионально.

Для начала всё-таки примем за основу простую истину: прежде чем собираетесь писать, подумайте, что вы хотите сказать и сократите это максимально. Теперь напишите это всё в одном окне. Прочитайте, исправьте ошибки и опечатки. Всё ли вам самим понятно в изложенном тексте? Если мысль изложена в нескольких коротких сообщениях, сконцентрироваться на таком сообщении трудно. Особенно, если сообщения продолжают приходить по одной строке и вы не успеваете их читать. Будьте профессионалом. Берегите своё и чужое время. Пишите коротко и по делу.

Обратите особое внимание на лексику. В деловой переписке использовать слова типа «Срочно!» и «ASAP!» не стоит. Применить их можно в качестве ответа на вопрос: «Надо срочно?», но и в этом случае лучше всё-таки указать точное время. Например, документы нужны срочно или документы нужны к 12:00. Есть ведь разница.

Отвечать на такие сообщение вашему коллеге по работе будет комфортно или нет, зависит от подачи. Если срочность завышена или все задачи приходят с такой пометкой, то рано или поздно её начнут игнорировать. Избавиться от части якобы срочных задач хорошо помогает планирование и обсуждение общих проектов с коллегами.

Эмодзи и смайлики – отпускать по капле

Писать сообщения смайликами допустимо разве что для малолетних детей, которые ещё не все буквы знают. Деловое общение в мессенджерах на то и деловое, чтобы избегать любых вещей, которые могут показаться несерьёзными вашим компаньонам, коллегам или начальству. Если вас только добавили в рабочий чат, посмотрите, как общаются ваши коллеги и как они реагируют на такого рода сообщения. Если в чате царит неформальная атмосфера, посмотрите всё-таки, что отправляют друг другу коллеги и подстраивайтесь постепенно. Если в чате нет такого рода символов, то не стоит и начинать.

Голосовое сообщение – рады слышать

Если вы не уверены в том, что вас будут рады слышать, лучше не пишите голосовое сообщение. И это почти не шутка. Далеко не всегда банально удобно его прослушивать именно в момент получения. То ли дело письменное, его можно прочитать и на планёрке, и за обедом и даже в душе.

Поэтому этикет отправки голосового сообщения, если оно вообще оправдано, обязывает поинтересоваться у собеседника, удобно ли ему сейчас слушать вас. Получив согласие, вернитесь к пункту об отправке письменных сообщений: подумайте, что вы хотите сказать, сформулируйте максимально коротко, теперь пишите. Вот только здесь исправить будет нельзя. Поэтому не спешите с записью. И стоит помнить, что большинство людей недолюбливает голосовые сообщения. К тому же, экономит время только записывающий, а слушающий – нет. Читаем мы куда быстрее, чем говорим. Уважайте собеседника.

Личное время – с 9:00 до 19:00 и без выходных

Работа – некруглосуточное занятие. У подавляющего большинства людей по ту сторону работы наполненная и многозадачная жизнь. Если необходимо отправить и получить ответ в нерабочее время или в выходной, обозначьте свои границы заранее, спросите у коллег, с которыми вы непосредственно связаны по работе, могут ли они отвечать вам в выходные и нерабочее время. И старайтесь не писать поздно вечером. Это вызывает тревогу и беспокойство у получателя и откладывает отпечаток на отношение лично к вам.

Звонки – прошлый век

В последние годы общение стало настолько оцифрованным и скоростным, что всё реже находится время на разговоры по телефону. Рабочие или нет, они зачастую полны лишней информации, а время – деньги. Тем более, в рабочем коллективе. К тому же переписка удобнее: всё важное и действительно нужное сохранится в письменном виде и всегда будет под рукой, а в разговоре можно легко что-то упустить, особенно, если звонок был в не совсем удобное время или под рукой не оказалось листочка для записей.

Поэтому все старательно избегают лишних коммуникаций, предоставляя простым и чётким предложениям в мессенджерах и переписке хранить весь массив информации.

Если же необходимо передать какую-то информацию лично, то о звонке необходимо договориться заранее и минут за 10-15 подтвердить, что всё остаётся в силе.

Видеоконференции – с широко открытыми глазами

Zoom в последние полтора года объединил коллег из разных стран и регионов, став неотъемлемой частью работы многих компаний. Сейчас им уже никого не удивишь. И он тоже продиктовал свои стандарты общения в корпоративной среде. От типичной планёрки в офисе видеоконференция отличается разве что отсутствием необходимости ехать в офис и домашней обстановкой вокруг.

  1. Аватарка и имя. Они должны быть обязательно. Вы на работе, значит и одно и другое надо сделать официальными, настоящими.
  2. Хороший Интернет. Перед началом работы стоит проверить лишний раз устойчивость своего интернет-соединения.
  3. Видеокамера. Включать или не включать её, стоит обсудить с коллегами. Если вы дома не одни, можно иногда её отключать, когда выступает кто-то другой.
  4. Микрофон. Его стоит  выключать ещё чаще. Если вы не говорите, то пусть он будет выключен.
  5. Перед началом конференции в настройках поставьте автоматический вход без камеры и без микрофона. Это убережёт вас от множества всяких неприятных случайностей.
  6. Итоги видеоконференции. Если формат предполагает, составьте краткие тезисы по итогам конференции и поделитесь с коллегами.

Электронная почта – классический выбор

Электронная почта – это многолетний привычный канал для общения в деловой среде. Она по-прежнему остаётся частым каналом общения во всем мире. Здесь тоже есть свои правила.

  1. Используйте почту, отражающую ваше имя, фамилию или должность. Никаких котиков, заек и суперменов в деловой переписке, только Иванов, Петров и Сидоров.
  2. Указывайте тему письма максимально конкретно.
  3. Одна тема – одна ветка переписки. Если вы обсуждаете с одним и тем же коллегой разные проекты, не грузите их в одно письмо. Пусть это будут разные письма, чтобы можно было отследить все изменения в его течение и спрогнозировать результат.
  4. Разные площадки. Если удобнее вести переписку на другой платформе, посоветуйтесь с вашим собеседником, возможно удобнее и оперативнее будет вести деловое общение в мессенджерах.
  5. В письме необходимо указать информацию о себе: должность, компанию, дополнительные контакты. Здесь как раз можно указать более удобный способ связи.
  6. Автоответчик. Его можно настроить с контактами того, кто сможет заменить вас на время отпуска, например. Также можно указать, когда вывернетесь.

Соцсети

Социальные сети остаются лишь условно личной территорией и только если ваша страница открыта для узкого круга людей. Однако многие из нас используют социальные сети для представления своих услуг, своей компании и для поиска потенциальных клиентов. Следовательно, личного здесь остаётся всё меньше. В последнее время на некоторых платформах появилась возможности ограничивать видимость записей не для всех подписчиков, а для близкого круга. Поэтому оставьте личный контент для этого раздела, а страницу, если есть возможности просмотра её любым представителем вашей компании или потенциального работодателя, сделайте такой, чтобы вы создавали впечатление надёжного и уверенно специалиста, адекватного и современного человека. Фильтруйте, контент, иными словами.

В новой компании отнеситесь избирательно к тому, на кого и зачем вы собираетесь подписаться. Если личные страницы ваших коллег посвящены семье и там минимум подписчиков, то не стоит подписываться, если вас в этот узкий круг не приглашали. Тем более стоит воздержаться от комментариев и проявления иной активности.

И уж конечно воздержитесь от публикации в сети фотографий с корпоративных мероприятий или неформальных с рабочего места, если ваши коллеги не давали на то своего согласия. Это же правило работает и с клиентами. Некоторые люди просто избегают публичности и не хотят появляться в сети, тем более на чужих страницах. В особо острых случаях вас могут и уволить.деловое общение в мессенджерах.

Некоторые социальные сети ввели показ комментариев от ваших друзей в приоритете под новостями. Сама по себе идея неплоха. Но не настолько интересна, как могло бы показаться. Тем более для любителей потроллить в интернете она может сослужить плохую службу. Если у вас в друзьях кто-то из коллег, то для кого-то слишком вольный способ общения в сети может показаться признаком несерьёзности или безответственности.

Подводя итоги скажем, что этикет в сети необходим также, как и в личном общении вживую. Общение в команде, один на один и с партнёрами имеет свои особенности, границы и условности. В каждой из коммуникаций необходимо правильно, чётко и без лишних слов упаковывать информацию. Всё это неизбежно положительно отразится на вашей репутации профессионала.

Поиск по тегам:
Теги не найдены

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»