Мы живём в сети. Разве в этом есть сомнения? Последние события в стране и мире привели к тому, что прямо сейчас в виртуальное пространство ушли даже достаточно непоколебимые скептики. Хотя бы потому, что и в такой ситуации придется работать.
Надеемся, вы понимаете, что, если речь идет об эффективных диалогах, договоренностях, решении проблем, иметь хорошо отточенные навыки деловой переписки в мессенджерах — это уместно, полезно и даже необходимо.
Оказалось, что сегодня знать правила общения, использовать пунктуальность, сдержанность и умение чётко излагать свои мысли — это серьезные способности, которые помогут не только владельцам бизнеса, руководителям, но и, например, если вы подчиненный.
Удалённый формат работы привёл к тому, что деловой этикет теперь является ключевой частью работы любой, крупной или не очень, организации. Более того, именно стиль общения, понимание границ и уважение к коллегам могут повлиять как на право продвижения по карьерной лестнице, так и вообще на возможность дальше работать.
Расскажем, как эффективно выстраивать общение, если вы используете мессенджер, чтобы при этом деловая коммуникация стала полезным инструментом и помогала быстро решать вопросы участников диалога.
Соцсети и общение в мессенджерах влияют на работу
Возможностей для коммуникаций через сеть в любой компании очень много. Каждая организация принимает для себя тот уровень переписки, который наиболее удобен её сотрудникам, поэтому учиться себя вести важно на любых площадках.
В первую очередь хорошо бы разграничить рабочие коммуникации в мессенджерах и беседы с друзьями и семьёй. В общении с близкими автор может не здороваться и не прощаться, заваливать собеседника кучей смайликов, открыто делиться своими эмоциями, пользоваться разговорной лексикой, сокращениями. Для деловой переписки в мессенджерах такой формат должен быть сразу исключён.
Ваш облик в социальных сетях и умение общаться в мессенджерах создают о вас мнение как о профессионале. Поэтому стоит обратить внимание и на свои страницы в соцсетях, и на умение коммуницировать в рамках работы, иначе это может даже стать причиной увольнения.
Деловой этикет в WhatsApp, Viber и других мессенджерах
Деловая переписка в мессенджерах бывает неотъемлемой частью рабочего процесса, а иногда и основной. Активное использование этих площадок для взаимодействия с людьми по работе и по личным делам привело к тому, что сервисы обзавелись огромным спектром средств, поэтому решение многих вопросов происходит через популярные приложения.
И здесь первое, что важно помнить: ответы маме и общение с коллегами в групповом чате — это две разные планеты. Планета открыток, персональных фото, бесконечных голосовых, странного контента и планета чётких целей и задач, сдержанных и коротких сообщений, ровная и практически безэмоциональная среда.
Итак, ниже простые правила деловой переписки в мессенджерах.
Меньше сообщений, больше смысла
Поднимите руку, кого раздражают ситуации, когда получаете короткое «Привет» вместо полноценной мысли, после чего приходится долго ждать, пока собеседник пишет вам, что же на самом деле хотел. Особенно, если он так же изощрённо отправляет вам каждое предложение отдельным сообщением. У вас целый день приходят уведомления и вспыхивает экран.
Таким образом, порой образуется довольно длинное полотно из разрозненных данных. И даже если в них есть рациональное зерно, все равно часто невозможно понять суть, к тому же выглядит это небрежно и непрофессионально.
Одна из главных рекомендаций звучит следующим образом: прежде чем писать, важно подумать, что вы хотите сказать собеседнику, и сократить это максимально. Теперь напишите все предложения в одном окне. Прочитайте, исправьте ошибки и опечатки. Всё ли вам самим понятно в изложенном тексте? Если мысль отправить в нескольких коротких сообщениях, то сконцентрироваться на смысле и ответить вам будет трудно. Особенно, если сообщения продолжают приходить по одной строке и собеседник не успевает их читать. Важно, чтобы он воспринял ваш посыл. Будьте профессионалом. Берегите своё и чужое время. Пишите коротко и по делу.
Обратите особое внимание на лексику. Учитывайте, что в деловой переписке использовать слова типа «Срочно!» и «ASAP!» не стоит. Тем не менее, пользоваться ими можно в качестве ответа на вопрос: «Надо срочно?», но и в этом случае лучше всё-таки уточнить, как будет удобнее по времени. Например, написать «Документы нужны срочно» или «Документы нужны к 12:00». Есть ведь разница.
Если срочность завышена или все задачи приходят с такой пометкой, то рано или поздно вас начнут игнорировать. Избавиться от части якобы срочных задач хорошо помогает планирование и обсуждение общих проектов с командой.
Использовать эмодзи и смайлы дозированно
Переходить на сообщения смайликами допустимо разве что для малолетних детей, которые ещё не все буквы знают. Правила деловой переписки предписывают избегать любых вещей, которые могут показаться несерьёзными вашим компаньонам, коллегам или начальству.
Если вас только добавили в рабочий чат, включите критическое мышление, посмотрите, как там общаются и как реагируют на такого рода сообщения. Если в чате царит неформальная атмосфера, понаблюдайте всё-таки, что могут написать друг другу собеседники и подстраивайтесь постепенно. Если в чате нет стикеров с реакциями-ответами, то не стоит и начинать.
Голосовые сообщения
Если не уверены в том, что вас будут рады слышать, лучше не записывайте голосовое. Это почти не шутка. Далеко не всегда удобно его прослушивать именно в момент получения. Человек может быть занят. То ли дело в формате текста как обычное сообщение, его можно прочитать и на планёрке, и за обедом, и даже утром в душе.
Поэтому этикет отправки голосового сообщения, если оно вообще оправдано, обязывает с этим обращаться как с дополнительной опцией и поинтересоваться у собеседника, удобно ли ему сейчас слушать вас.
Получив согласие, вернитесь к пункту об отправке письменных сообщений: важно понять, для чего вы хотите это сказать, сформулируйте максимально коротко, теперь записывайте. Вот только здесь исправить предложение будет нельзя. Поэтому не спешите с записью.
И помните, что большинство людей недолюбливает голосовые сообщения. К тому же, экономит время только записывающий, а слушающий — нет. Уважайте собеседника.
Личное пространство и время
Нельзя решать рабочие вопросы круглыми сутками. У подавляющего большинства лиц по ту сторону работы есть наполненная и многозадачная жизнь. Если необходимо отправить или получить ответ в нерабочее время или в выходной, обозначьте свои границы заранее, спросите у коллег, с которыми вы непосредственно связаны, смогут ли они отвечать вам.
Старайтесь не писать поздно вечером. Это вызывает тревогу и беспокойство у получателя, а вас ждет репутация назойливого человека.
Звонки — прошлый век
В последние годы общение стало настолько оцифрованным и скоростным, что всё реже находится время на разговоры по телефону. Рабочие или нет, они зачастую полны лишней информации, а время, как мы помним, — деньги. Тем более, в рабочем коллективе. К тому же написать удобнее: всё важное и действительно нужное получается собрать в письменном виде. Информация, файлы, ссылки всегда будут под рукой. В разговоре можно легко что-то упустить, особенно, если звонок был в не совсем удобное время или под рукой не оказалось листочка для записей.
Поэтому все старательно избегают лишних коммуникаций, решают вопросы благодаря простым и чётким предложениям в мессенджерах, там же хранят весь массив информации.
Если же необходимо передать какие-то материалы лично, то о звонке на номер собеседника по негласным правилам лучше договориться заранее и минут за 10–15 подтвердить, что всё остаётся в силе.
Видеоконференции для решения вопросов
Zoom с начала пандемии объединил людей из разных стран и регионов и стал неотъемлемой частью работы многих компаний. Сейчас им уже никого не удивишь.
Он тоже продиктовал свои правила общения и разрешения вопросов в корпоративной среде. От типичной планёрки в офисе этот канал отличается разве что отсутствием необходимости ехать в офис и домашней обстановкой вокруг.
- Аватарка и имя. Они должны быть обязательно. Несмотря на кота под столом и любимые книги на полке, вы находитесь на работе, поэтому имя и фото надо сделать официальными, настоящими.
- Хороший Интернет. Перед началом работы стоит оперативно проверить устойчивость своего интернет-соединения.
- Видеокамера. Обсудите с коллегами, включать или не включать её. Если вы дома не одни, можно иногда отключать камеру, когда выступает кто-то другой.
- Микрофон. Его желательно выключать ещё чаще. Если вы не говорите, то пусть он будет выключен.
- Перед началом конференции в настройках поставьте автоматический вход без камеры и без микрофона. Это убережёт вас от множества неприятных случайностей.
- Итоги видеоконференции. Если формат предполагает, составьте краткие тезисы по итогам конференции и поделитесь с участниками.
Электронная почта — классический выбор
Электронная почта — многолетний привычный канал для общения и передачи информации в деловой среде. Здесь тоже есть свои правила.
- Используйте почту, отражающую ваше имя, фамилию или должность. Лучше забыть о котиках, зайках и суперменах в деловой переписке, только Иванов, Петров и Сидоров.
- Указывайте тему письма или рассылки максимально конкретно.
- Одна тема — одна ветка переписки. Если вы обсуждаете с одним и тем же человеком разные проекты, не грузите их в одно письмо. Пусть это будут разные письма, чтобы можно было отследить все изменения в процессе и спрогнозировать результат.
- Разные площадки. Если удобнее вести переписку на другой платформе, посоветуйтесь с вашим собеседником, возможно, комфортнее и оперативнее будет написать и ответить в мессенджерах.
- В письме необходимо указать информацию о себе: должность, компанию, дополнительные контакты. Здесь как раз можно предложить более удобный способ связи.
- Автоответчик. Его можно синхронизировать с контактами того, кто сможет заменить вас на время отпуска, например. Также можно указать, когда вы вернётесь.
Соцсети
Социальные сети остаются лишь условно личной территорией и только если ваша страница открыта для узкого круга людей.
Многие из нас используют эти площадки для представления своих услуг, продвижения своей компании и для привлечения потенциальных клиентов. Следовательно, личного здесь остаётся всё меньше.
В последнее время на некоторых платформах появилась возможность ограничивать видимость записей, чтобы делиться ими не со всеми подписчиками, а только с близким кругом. Поэтому оставьте личный контент для этого раздела. Если есть вероятность, что аккаунт увидят представители вашей компании или потенциальный работодатель, сделайте его таким, чтобы создавать впечатление надёжного и уверенного специалиста, адекватного и современного человека. Фильтруйте контент, иными словами.
В новой компании отнеситесь избирательно к тому, на кого и зачем вы собираетесь подписаться. Если личные страницы ваших коллег посвящены семье и там минимум подписчиков, то не надо подписываться, если вас в этот узкий круг не приглашали. Тем более лучше воздержаться от комментариев и проявления иной активности.
Воздержитесь от публикации в сети фотографий с корпоративных мероприятий или неформальных снимков с рабочего места, если ваши коллеги не давали на то своего согласия. Это же правило работает и с клиентами. Некоторые люди просто избегают публичности и не хотят появляться в сети, тем более на чужих страницах. В некоторых случаях вас могут за такое и уволить.
Подводя итоги, скажем, что правила и этикет в сети необходимы так же, как и в личном общении вживую. Разговоры в команде, один на один и с партнёрами имеют свои особенности, границы и условности. В каждой из коммуникаций необходимо правильно, чётко и без лишних слов упаковывать информацию. Всё это положительно отразится на вашей репутации как профессионала.
