Правила деловых переписок: что можно и нельзя отправлять коллегам

5 ноября, 2021
4 минуты
правила-деловых-переписок

Когда мы говорим о деловых людях, мы представляем себе некий довольно безупречный образ человека, который эксперт в своём деле, выглядит стильно и современно, всегда в авангарде в отрасли и не только, и прекрасный оратор. То, что стороннему наблюдателю незаметно, но является обязательной составляющей, – это умение не только красиво говорить, но и красиво писать. Точнее, писать профессионально, соблюдая установленные правила деловых переписок.

Правила деловых переписок – это то, что способно сэкономить время, деньги, нервные клетки и так далее. Зная, как делать хорошо и правильно, можно избежать массы неприятностей, спорных моментов и сформировать образ безупречного профессионала.

Каждому времени свои правила и ограничения. И то, что было актуальным до всеобщего ухода в цифровой мир, уже своё отжило или отживает. Это не значит, что новые правила деловых переписок стали совершенно иными. Изменились некоторые нюанс, но хороший тон, уважительное отношение к виртуальному собеседнику и понимание личных и профессиональных границ – тот необходимый минимум, который и говорит о профессионализме стороны, с которой вы общаетесь или которую представляете.

Электронная почта

Общение по электронной почте в настоящий момент занимает не такой большой объем переписки, как до появления мессенджеров, однако, остаётся существенной частью деловой переписки. Поэтому начнём с правил деловых переписок через электронную почту. Сюда обычно пишут деловые письма, большие, с приложенными файлами, презентациями, аудио- и видеовложениями и т.д. Электронную почту используют для внутрикорпоративного общения, для переписки с клиентами, для массовых рассылок, для поиска потенциальных клиентов и заказчиков. Вариантов, как видите, масса, и в каждом отдельном случае есть свои нюансы в правилах деловых переписок.

Ключевой аспект деловой переписки – ваш электронный адрес. Он должен отражать либо сферу вашей деятельности или название компании, либо содержать ваше имя и фамилию. Никакие иные варианты правилами деловых переписок не допускаются. Если у вас есть адрес для личной переписки с каким-то смешным или пафосным именем, оставьте его для личной же переписки. Вполне возможно, что директор сети кафе и супермен, как гласит его адрес электронной почты, но пусть это останется секретом для обывателей.

Вторая важная вещь, о которой гласят правила деловых переписок: не забывайте указывать тему письма. Она должна быть достаточно информативной, но не слишком длинной. Особенно это важно, если вы первый раз пишете в адрес какого-то специалиста или на электронный адрес какой-то компании. В ином случае, есть риск, что ваше письмо мало того что не будет прочитано, но и попадёт в спам.

Папка Спама в любой электронной почте – это лучший показатель того, как письма писать не надо. Это прямо-таки кладезь ошибок в правилах деловых переписок. Посмотрите, что у вас там, и никогда так не пишите.

А теперь напишем письмо. Поприветствуйте своего собеседника. «Доброго времени суток» – фраза-раздражитель, как показывает практика. Фамильярные обращения и “приветики” и вовсе для правил деловых переписок табу.

Наилучший вариант традиционное “здравствуйте” или “добрый день”. Уточните имя человека, которому будете писать. Особенно, если общались достаточно давно. Так, банально, специалист отдела, директор и даже собственник бизнеса могут со временем поменяться. А быть в курсе актуальной информации – это и есть профессиональный подход.

Далее обратите внимание на содержание текста. В случае, если ваше письмо не содержит коммерческого предложения со всеми возможными приложениями, прайсами, презентациями и прочим, ограничьтесь парой небольших абзацев, в которых структурировано изложите цели и задачи вашего общения. При этом постарайтесь использовать один шрифт и размер и избегать цветных вставок. Помните, что это деловое письмо, а не анкета друзей школьниц. Если ваше письмо содержит действительно важную и интересную информацию для вашего действующего или потенциального делового партнёра, он его итак прочитает полностью.

Итак, вы изложили все свои предложения, идеи и выгоды, прикрепили необходимые файлы. Теперь завершим письмо. Независимо от того, знакомы вы с адресатом или нет, правила деловых переписок предполагают, что в конце письма должна быть подпись. И, при необходимости, варианты обратной связи. Иными словами, указываем должность, ФИО, название компании, телефон, мессенджеры или скайп. В общем, тот тип связи, который допустим в вашем конкретном случае помимо электронной почты.

Подпись, как минимум, даст понять собеседнику, что вы изложили всё, что хотели, в данном письме. Если же её нет, создаётся ощущение, что вы недописали письмо и случайно нажали «отправить».

В ряде случаев, адресат попросту будет ждать, что вы допишите и пришлёте правильное письмо, и не будет вам отвечать. А потом и вовсе забудет. Случалось с вами такое? Если нет, то в правилах деловых переписок вы разбираетесь.

Теперь обратим внимание на переписку в мессенджерах – более современный и набирающий обороты ресурс для делового общения.

Здесь действуют свои правила деловых переписок.

Только актуальное и срочное. Мессенджеры

Вряд ли кто-то будет спорить, что в правила деловой переписки новую главу вписали мессенджеры.

Это очень быстрый и адресный способ связи, который здорово экономит время и позволяет решать актуальные вопросы практически в любое время и в любом месте.

Однако, стоит помнить, что и здесь есть свои правила деловой переписки.

Для начала стоит разграничить, ведётся ли переписка от лица бренда или от лица специалиста, ведут переписку люди через мессенджеры для решения частных вопросов бизнеса или обмена деловыми предложениями, общаются ли между собой клиент и компания.

Во всех этих случаях есть нюансы переписки.

Общение через мессенджер на официальном уровне, как компания с компанией, мало чем отличается от переписки по электронной почте. Тем более, что на данный момент практически все приложения позволяют обмениваться файлами любого расширения. Стоит только обратить внимание, что при использовании текстовых сообщений в мессенджерах всё-таки стоит писать их короче, чем в электронной почте.

Несомненный плюс мессенджеров в том, что отправлять письма можно сразу группе людей, и тут тоже стоит обратить внимание на правила деловой переписки с группой лиц. В зависимости от целевой аудитории отправляемого сообщения, выберите вариант приветствия: для коллег, клиентов, деловых партнёров это будут разные фразы. Содержание, разумеется, также будет отличаться. При составлении текста письма для коллег и партнёров стоит придерживаться стандартных правил деловой переписки. Если речь идёт о сообщении для клиента рекламного характера, то стоит взять во внимание те правила, которые действуют в рамках маркетинговой или pr-стратегии вашей компании.

Иногда допустимо при длительном общении переводить переписку из электронной почты в мессенджеры. Об этом стоит договориться заранее, не начиная переписку без предварительного согласия второй стороны. Стоит иметь в вид, что многие люди используют мессенджеры исключительно для общения с близкими людьми, поэтому не ждут ваше послание, особенно в нерабочее время.

Ещё одно правило деловых переписок в мессенджерах как раз регламентирует время переписки. Если вы приняли эту форму общения для себя и коллег возможной, оговорите, что рабочие вопросы будут решаться в определённом промежутке времени в определённые дни недели. Если для решения какого-то срочного вопроса необходимо участие только одного или нескольких человек, правила деловых переписок рекомендуют написать им лично, а не в общий чат.

И во всех случаях следует позаботиться о том, чтобы в сообщениях не было ошибок. Мысли излагались ясно и не допускали двусмысленности. Будьте вежливы, предусмотрительны и уважительны к своим собеседникам.

Общие правила

Итак, резюмируем. Правила деловой переписки можно свести к нескольким простым пунктам, соблюдение которых упростит вам работу, избавит от некоторых случайностей и ошибок, покажет вас с профессиональной точки зрения.

  1.   Перечитайте текст, исправьте ошибки. Упростите фразы. Обратите внимание на стилистику текста и согласованность его частей.
  2.   Напишите тему письма максимально коротко и информативно. Она должна отражать суть письма одной фразой.
  3.   Используйте уважительное приветствие и обращение по имени.
  4.   В письме коротко опишите, что отправляете в приложенных файлах.
  5.   Если для вас важно получить ответы, используйте в письме фразы, стимулирующие вашего собеседника ответить, поделиться соображениями, прокомментировать, написать отзыв.
  6.   Если вам необходимо получить ответ в какой-то определённый срок, укажите это в письме.
  7.   Этикет в деловой переписке должен присутствовать всегда: отвечайте на поздравления, давайте разъяснения, комментарии, отзывы, поздравляйте коллег и клиентов сами.
  8.   Всегда отвечайте на письма.

 

И ещё одно важное правило: думайте всегда об удобстве вашего собеседника в первую очередь, и только потом о своём. Тогда ваше письмо будет максимально полезным, структурированным, выверенным и с большей долей вероятности его дочитают до конца и даже ответят вам.

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Пролистать наверх