Правила делового общения: ваши лучшие стороны

31 августа, 2021
6 минут

Деловой этикет в бизнесе – тема актуальная во все времена. И каждому времени соответствует свой спектр разрешенных и запрещенных приёмов. А в век цифровых технологий необходимо не только знать и уметь подавать себя и свой бизнес вживую, но и презентовать личность, услуги, компанию во всемирной сети так, чтобы вызывать уважение, доверие и желание совместно работать.

С первого взгляда

Как мы все привыкли к тому, что первое впечатление о человеке формирует зачастую последующее к нему отношение. И если в реальной жизни оно может быть обманчиво и в беседе или общении реально увидеть совсем другого человека, то в Интернете, в переписке исправить первое впечатление довольно сложно. Живой человек на деловой встрече, в офисе, на конференции, так или иначе будет вынужден с вами общаться. Письмо же от компании, которая предлагает вам свои услуги или товары, если не произведёт первого положительного впечатления, рискует отправиться в корзину, а то и вовсе в спам.

В сетевом этикете также стоит помнить, что это первое впечатление необходимо сохранят и в последующем. Иными словами, если ваше первое письмо было исключительно вежливым, доброжелательным и профессиональным и стало поводом для сотрудничества, то следующее нельзя начинать со слов: «Привет, нам тут свежие кирпичи подвезли, брать будете?»

Каждое ваше письмо не зависимо от того, насколько долго вы общаетесь с собеседником, должно начинаться и заканчиваться с официального приветствия и прощания, содержать своё рациональное зерно в основном послании, быть полезным, вежливым, сдержанным и не отвлекать от сути.

В официальной переписке при деловом общении, которая осуществляется между компаниями и содержит только серьёзную и важную информацию, никаких вольностей допускать не следует. Здесь действуют те же правила, что при деловой переписке в бумажном старом формате. Главное, что следует помнить, вы пишете, как будто каждый раз совершенно незнакомым людям, и следует подать всю информацию сухо, чётко и без эмоций, обязательно указав ваши ФИО, должность, способы связи и другую полезную собеседнику информацию.

Правила делового общения рекомендуют избегать сложных конструкций, лишних восклицательных знаков, просторечных выражений и неформального обращения. Для такого письма оптимальным будет приветствия типа: «Здравствуйте», а прощания: «С уважением, ФИО».

Если ваше общение по электронной почте осуществляется напрямую между двумя коллегами, то допустимо использовать пожелания доброго утра или дня, если вы знаете, что ваш собеседник будет читать письмо в это время суток. Рекомендуется переходить на более дружеский тон общения в деловой переписке в том случае, если собеседник сам проявит такую инициативу. Так вы убережёте себя от возможных недоразумений.

Важное письмо

Обратите внимание на то, заполнили ли вы все поля в письме. Обязательно укажите тему вашего сообщения, чтобы впоследствии было легче найти нужное письмо. В случае, если вы общаетесь с одним и тем же человеком по разным проектам, следует и ветки писем сохранять разными. Так проще отслеживать изменения в проектах и не запутаться в правках и дополнениях. Иначе есть риск внести правки не в тот проект.

Тут стоит применить простое правило. Всё, что вы пишите человеку через официальную почту, вы должны озвучить вслух и при всех. Получается? Нет? Значит, в письме есть что-то лишнее, неважное, субъективное. Помните, что видеть корпоративную почту можете прочитать не только вы, но и ваше руководство и, конечно, админы вашей корпоративной сети. Готовы к такой публичности? Если нет, учитесь писать официальные письма.

Одна из самых распространённых ошибок при деловом общении – отправка письма не тому адресату. Проверяйте электронный адрес и ФИО прямо перед отправкой. Помимо того, что информация, которую ждут от вас, задержится в пути, она может попасть не в те руки. И совсем плохо, если в переписке будет неформальное обсуждение кого-то из коллег или клиентов.

Деловой этикет электронного мира предполагает, что на письмо необходимо ответить обязательно. Даже если вы напишите, что услугами или товарами собеседника не интересуетесь. Помните, вы – это ещё и имидж вашей компании, особенно, если вы получили официальное письмо по официальным каналам, а не в личную почту. Оставьте о себе приятное впечатление.

Как правило, отправляя письмо, мы ждём ответа, и это логично. Но надо понимать, что собеседник, как и вы, впрочем, может получать десятки и даже сотни писем в день. Поэтому ожидать срочного ответа не следует, если вы не договаривались об этом заранее. Если же вам необходимо получить ответ в какой-то срок, потрудитесь написать об этом в письме заранее, обосновав срочность в вежливой форме.

Весьма важно писать не только правильно с точки зрения этикета и профессиональной тематики, но и сточки зрения русского языка, тем более, что подавляющее большинство почтовых сервисов имеют функцию проверки правописания. Не поленитесь перечитать текст и обратить внимание на подчёркивания. Однако, не все ошибки и опечатки видит даже сервис проверки, поэтому прочитайте письмо хотя бы один раз. Будьте профессиональны во всём.

Возвращаясь к вопросу о публичности переписки в деловом общении, стоит отметить, что всё тайное рано или поздно становится явным, поэтому не используйте корпоративную почту в личных целях и для неформальной переписки с коллегами. То же самое относится и к скрытым копиям в переписке. Скрыты они лишь от части адресатов, но всегда можно восстановить, кому и зачем они отправлялись, особенно с корпоративных сервисов.

Избегайте профессиональной узкоспециальной лексики, принятой или понятной только среди определённого круга людей. То же самое относится к современному сленгу, англоязычном заимствованиям и аналогичным лингвистическим «изыскам». Это противоречит деловому этикету и может вызвать недопонимание, проблемы в реализации проектов.

Вежливый звонок

Деловой этикет распространяется и на телефонные звонки. Телефоны не вчера появились, и разговоры по мобильнику ничем не отличаются от разговоров в офисе. Если на той стороне ваш деловой партнёр или клиент, не обсуждайте в присутствие посторонних лиц финансовые вопросы или нюансы сделок, личные договорённости и прочие узкие аспекты вашей деятельности. Тем более стоит избежать решения острых и конфликтных ситуаций по телефону прилюдно. В современном мире любой разговор может быть записан и передан третьим лицам. Обсуждайте важные вещи лично и приватно.

В остальном телефонные переговоры не сильно отличаются от деловой переписки: представьте, поздоровайтесь, обозначьте цель звонка и его предполагаемую продолжительность, уточните, можно ли перезвонить в другое время, если клиент или коллега занят. Излагайте при телефонном разговоре только нужную и полезную информацию, предоставьте собеседнику возможность выбора, как это информацией распорядиться: получить её дополнительно в письменном виде через почту или мессенджер, обозначьте сроки, когда вам необходимо получить точный ответ, если он не очевиден сразу. Вежливо попрощайтесь, отметьте, что вам было приятно пообщаться с коллегой или клиентом. Пожелайте хорошего дня.

И, конечно, говорите разборчиво, сдержанно, не слишком быстро. Не грузите собеседника лишней информацией.

Видите видео

В последние пару лет огромную популярность обрели видеоконференции, которые позволяют проводить живые встречи, планёрки, переговоры практически с любым количеством людей, находящихся, порой, совершенно по разные стороны глобуса. Здесь действуют свои правила и ограничения.

Первое и очевидное: внешний вид. Причём это касается не только человека, но и заднего плана, на фоне которого вы сидите.

Если вы проводите переговоры не из офиса или специально арендованного помещения, поищите в квартире нейтральный фон: стена, задвинутые шторы, даже шкаф сойдёт. Лучше развернуть комп, ноутбук или другое средство связи так, чтобы у вас за спиной не мог никто находиться случайно. Это избавит вас от большого числа случайностей и казусных ситуаций.

Ваш внешний вид также должен соответствовать ситуации. Если есть возможность узнать, какой формат приемлем и согласовать его со всеми сторонами, это будет очень правильным решением. Первое впечатление по одежде – как раз тот случай. Постарайтесь собрать необходимые документы, записи или другие важные по работе вещи на столе перед компьютером или телефоном, чтобы не пришлось вставать и куда-то ходить, обнаружив, как элегантно и тонко сочетаются тренировочные штаны и или шорты с галстуком и классической рубашкой.

Коротко о главном

Огромную актуальность в бизнес-общении сегодня имеют мессенджеров. В общении с клиентами это порой единственный актуальный и полноценный способ общения. Он сокращает время, позволяет получать информацию тогда и так, когда вам удобно. Настройки приложений и их возможности настолько широки, что использование электронной почты для получения и отправки документов, видео и аудиофайлы, практически любых изображений поддерживается. Поэтому здесь можно оперативно отправить и получить почти всё, что необходимо, за исключением узкоспециальных форматов. При этом можно объединять людей в группы, создавать каналы для общения и ускорять рассылку информации и получение обратной связи.

Здесь в правилах делового общения тоже сложились свои условности и ограничения. За основу правил делового общения в мессенджерах следуют взять правила деловой переписки по электронной почте. Однако, здесь следует существенно сократить объём и подойди к изложению ещё более чёткой информации. Если вы общались по электронной почте с собеседником, иногда стоит перейти к общению в мессенджерах. Такой формат будет более приемлем, если информация подаётся коротко, она нужна срочно или поступает довольно редко, но должна быть доставлена вовремя. Это хороший вариант, если вам нет необходимости отправлять крупные проекты в специализированных форматах и писать длинные письма. При общении в мессенджерах также стоит быт корректным, вежливым, не забывать приветствовать и прощаться и обязательно проверять ошибки. Избегайте отправлять сообщения в мессенджерах, разбивая их на множество коротких сообщений. Это недопустимо в деловой переписке. Ограничьте употребление смайликов, эмозди и отправки открыток по праздникам. Что хорошо при переписке с близкими, не подходит совершенно для переписки деловой.

Подробнее о правилах деловой переписки читайте в нашем материале: ссылка

Итак, подводя итоги, стоит отметить, что соблюдений правил деловой переписки позволит вашим собеседникам составить о вас впечатление, как о профессионале, ответственном и надёжном партнёре и коллеге, повысит к вам и вашей компании уровень доверия, положительно отразится на имидже компании в глазах коллег, партнёров, клиентов и даже конкурентов.

Поиск по тегам:
Теги не найдены

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»

Wazzup 2017-2021

Участник инновационного
центра «Сколково»